Kdo průběžnou evidenci vede
Průběžnou evidenci musí podle § 94 odst. 1 zákona o odpadech vést každý původce odpadu, provozovatel zařízení a obchodník s odpady.
Na množství nezáleží. Prahy 600 kg nebezpečného a 100 tun ostatního odpadu rozhodují jen o tom, jestli se z evidence podává roční hlášení. Evidenci vede i firma, která vyprodukuje pár pytlů ročně.
Jedinou úlevu má komunální odpad. Firma, která na základě písemné smlouvy s obcí předá do obecního systému veškerý komunální odpad, jehož je původcem, za něj podle § 62 odst. 3 evidenci nevede. Kdo všechno pod povinnost spadá, rozebíráme v článku o tom, kdo musí vést evidenci odpadů.
Za co se evidence vede zvlášť
Evidence není jeden sešit za firmu. Zákon chce samostatnou evidenci:
- za každý druh odpadu, tedy za každé katalogové číslo,
- za každou provozovnu, kde odpad vzniká,
- za každé zařízení určené pro nakládání s odpady,
- za každého obchodníka s odpady.
Když odpad vzniká mimo provozovnu, typicky na stavbě nebo při servisu u zákazníka, vede se evidence samostatně za každý správní obvod obce s rozšířenou působností.
V praxi to znamená jednu kartu nebo jeden list tabulky pro každou kombinaci provozovny a katalogového čísla.
Co musí být v každém zápisu
Rozsah určuje § 26 odst. 1 vyhlášky č. 273/2021 Sb. Evidence se vede v rozsahu listu 2 přílohy č. 13, tedy se stejnými údaji, jaké se pak hlásí. K tomu vždy patří dvě věci navíc.
Vždy:
- datum a číslo zápisu,
- jméno a příjmení osoby odpovědné za vedení evidence.
Údaje o odpadu:
- katalogové číslo druhu odpadu, případně poddruhu,
- kategorie odpadu,
- název druhu odpadu podle Katalogu odpadů. U čísel končících na 99 bližší popis, například technický nebo běžně užívaný název,
- množství v tunách.
Co se s odpadem stalo:
- evidenční kód,
- partner, tedy komu odpad předáváte nebo od koho ho přebíráte. Uvádí se jeho IČO, název a identifikační číslo zařízení, obchodníka nebo provozovny.
Katalogové číslo, kategorii a přesný název ověříte v našem katalogu odpadů. Jak evidenci poprvé nastavit, popisuje článek jak založit evidenci odpadů ve firmě.
Kdy se zápis dělá
Vyhláška v § 26 odst. 2 vyjmenovává šest situací.
- při každém naplnění prostředku pro soustřeďování odpadu,
- při každém předání nebo převzetí odpadu,
- jednou měsíčně u periodického svozu komunálního odpadu, místo zápisu při každém svozu,
- při každé úpravě, využití nebo odstranění odpadu,
- při přeshraniční přepravě, dovozu nebo vývozu,
- vždy na konci kalendářního roku, kdy se zaznamená zůstatek odpadů k 31. prosinci.
Běžné výrobní nebo obchodní firmy se týká hlavně první, druhý a poslední bod.
Naplnění nádoby
Zápis o vzniku odpadu se nedělá každý den. Dělá se ve chvíli, kdy je kontejner, sud nebo jiná nádoba plná. Do té doby se odpad jen shromažďuje.
Předání odpadu
Každý odvoz znamená zápis. Množství vezměte z vážního lístku nebo z dokladu od firmy, která odpad převzala.
Komunální odpad
Pro pravidelně vyvážené popelnice platí výjimka. Místo zápisu při každém svozu stačí jeden zápis za měsíc.
Konec roku
K 31. prosinci se zapisuje, kolik odpadu na provozovně zůstalo. Na tenhle zápis se snadno zapomene, a přitom se bez něj nedá podat roční hlášení. Zůstatek se v dalším roce objeví jako množství převedené z minulého roku.
Evidenční kódy pro běžného původce
Evidenční kód říká, co se s odpadem stalo. Tabulka kódů je součástí vyhlášky. Firma, která odpad jen produkuje a předává dál, si vystačí se čtyřmi.
- A00 je vlastní vyprodukovaný odpad,
- C00 je množství převedené z minulého roku k 1. lednu,
- XN3 je předání odpadu do zařízení pro nakládání s odpady nebo obchodníkovi,
- XN5 je zůstatek odpadu k 31. prosinci.
Kódy A00 a C00 odpad přičítají, XN3 a XN5 odečítají. Na konci roku musí obě strany vyjít stejně.
Jak vypadá zápis v praxi
Vezměme prodejnu, které se plní kontejner na kartony. Jde o 15 01 01 — Papírové a lepenkové obaly, kategorie O.
- 3. 3., zápis č. 1: kód A00, množství 0,42 t. Kontejner se naplnil.
- 5. 3., zápis č. 2: kód XN3, množství 0,42 t, partner svozová firma s IČO a identifikačním číslem zařízení. Kontejner odvezli.
- 2. 4., zápis č. 3: kód A00, množství 0,38 t.
- 4. 4., zápis č. 4: kód XN3, množství 0,38 t, partner stejná svozová firma.
První zápis je naplnění kontejneru, druhý jeho odvoz. Množství je v tunách, 420 kg se zapisuje jako 0,42. U každého zápisu je navíc jméno osoby, která evidenci vede.
Jak se označuje provozovna
V evidenci i v hlášení se provozovna označuje identifikačním číslem provozovny (IČP), které přiděluje živnostenský úřad.
Pokud provozovna IČP nemá, zvolí si firma interní číslo provozovny. Podle § 26 odst. 4 vyhlášky:
- má nejvýše 12 znaků a neobsahuje mezery ani diakritiku,
- může obsahovat číslice i písmena,
- nesmí začínat písmeny CZ, CS nebo CO,
- nesmí být nula ani několik nul,
- může vycházet z IČO firmy doplněného o pořadové číslo.
Interní číslo se nemá měnit. Jde to jen výjimečně, nové číslo musí platit pro celý kalendářní rok a změnit se dá nejpozději před prvním předáním odpadu v daném roce. Více o identifikačních číslech najdete v článku co je IČZ a IČP.
Papír, tabulka, nebo program
Vyhláška neříká, jestli má být evidence na papíře, v tabulce nebo ve specializovaném programu. Stanoví jen jednu podmínku v § 26 odst. 6. Evidence musí být vedena tak, aby z ní šlo podat roční hlášení.
Z toho plyne praktická rada. Veďte evidenci od začátku ve stejných sloupcích a jednotkách, v jakých se hlásí. Tedy v tunách, s evidenčními kódy a s identifikačními čísly partnerů. Na konci roku pak jen sečtete.
Evidenci si můžete vést v nástroji Moje evidence.
Jak dlouho evidenci uchovávat
Podle § 94 odst. 3 zákona se průběžná evidence uchovává 5 let od provedení záznamu. Platí to pro původce, provozovatele zařízení i obchodníky.
Nejčastější chyby
- Jedna evidence za celou firmu místo samostatné za každou provozovnu a každý druh odpadu.
- Zápisy dělané zpětně na konci roku z faktur. Vyhláška chce zápis při naplnění nádoby a při předání.
- Kilogramy místo tun.
- Chybějící zůstatek k 31. prosinci.
- Partner bez identifikačního čísla, takže se pak nedá vyplnit hlášení.
- Obecný název u čísla končícího na 99 bez bližšího popisu odpadu.
- Chybí jméno osoby odpovědné za vedení evidence.
Co za chyby v evidenci hrozí, shrnuje článek o pokutách za nesplnění evidenční povinnosti. Přehled celé agendy najdete na stránce Evidence odpadů.